Não tenho tempo pra NADA. A vida dura de um advogado.
Sua mesa está cheia de pendências, as 24 horas do dia já não são mais suficientes para dar conta de todo o volume de trabalho e responsabilidades que nossa rotina nos impõe? Fique tranquilo, você não é o único nessa situação. Tudo bem, sei que essa não é exatamente uma boa notícia, mas saiba que isso tem solução.
Este artigo tem por objetivo apresentar algumas dicas para melhorar sua produtividade e liberar algum tempo em sua agenda para cuidar de si, da sua família, amigos e dos seus negócios.
Inicialmente, gostaria de esclarecer uma confusão comum verificada no entendimento das palavras EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E EFETIVIDADE. Vamos nos debruçar um pouco para colocar um pouco de luz sobre o conceito de cada uma.
Por eficácia entendemos a capacidade de alcançar objetivos e metas previamente traçadas. Vou ilustrar com um exemplo prático: Uma pessoa que se propõe a correr uma maratona e conclui a prova, percorrendo os 42.100 metros, em 20 horas. Essa personagem foi eficaz, pois concluiu o percurso da prova, que era o seu propósito, independentemente do tempo que levou para isso.
Já eficiência, entende-se como a competência para obter resultado com o mínimo esforço possível. Voltando à maratona, um atleta buscará encontrar, além de todo o preparo físico adequado, o melhor equipamento (roupas e calçados), estudará o percurso, fará anotações sobre o traçado da prova, estudará o clima do local e as previsões para o dia, enfim terá à sua disposição toda a informação necessária para fazer a prova dentro de seus objetivos e com o mínimo de esforço possível.
Por fim, a efetividade, tem a ver com fazer a coisa certa para transformar uma situação existente. Novamente à maratona, o atleta, além de tudo o que já dissemos precisa saber o que fazer para atingir o resultado que pretende: chegar em primeiro lugar ou bater um recorde. Então, ele saberá o momento de acelerar ou poupar as forças, saberá quando é a hora de se hidratar, enfim usará todo o seu potencial para a conquista do seu objetivo.
Vamos trabalhar em cima desses conceitos durante todo o artigo, por isso essa base de informação é fundamental, uma vez que os três conceitos se interconectam em tudo o que fazemos.
Produtividade, portanto, pode ser relacionada com a Eficiência, pois quem é produtivo realiza mais com menor esforço. Pare e pense, se você conseguir fazer mais coisas por dia significa que você demandou menor esforço em cada tarefa do que atualmente. Parece simples, não é mesmo?
No livro O Gerente Eficaz, Peter Druker dá 5 dicas importantes para quem pretende produzir mais ou quer ter maior controle sobre sua agenda e tempo. Vamos a elas:
Você deve saber onde investir o tempo e gerenciar cada minuto da sua vida. Isso tem ainda maior valor para um advogado, já que o tempo é um recurso caro para sua atividade, portanto, seja organizado com sua agenda, utilize ferramentas para auxiliá-lo, há disponível uma série de aplicativos fantásticos para isso.
Antes de executar uma atividade, identifique o resultado almejado primeiro e só depois despenda o esforço na realização da tarefa. Certamente, você já se envolveu em tarefas que demandaram muito do seu tempo e não resultaram em grandes coisas, ou pior, tomaram horas de um outro trabalho importantíssimo, o que lhe obrigou a trabalhar até mais tarde. Portanto, faça uma análise prévia da atividade que pretende realizar, estabeleça o resultado que pretende e, se perceber que não surtirá o efeito necessário, encontre outra forma de para alcançar o objetivo.
Todos somos poços de virtudes e capacidades mas, sem dúvida nenhuma, temos talentos que nos diferenciam do restante da nossa equipe de trabalho. O gestor eficaz conhece e identifica esses talentos e direciona os esforços para aquilo que faz de melhor, assim como direciona seus liderados a realizar atividades de acordo com o potencial de cada um.
Concentre seu trabalho naquilo em que você é realmente excepcional, delegando tarefas de menor importância. Conheço muitos advogados que são centralizadores, parecem que querem abraçar o mundo, não deixando que sua equipe faça nada sem a sua participação direta e acabam gastando o precioso tempo em coisas de muito menor valor agregado e gerando um grande prejuízo a todos.
Desenvolva a capacidade de decidir de forma eficaz, ou seja, tomar as decisões que conduzam o escritório e as carreiras na direção correta. Seja fiel à sua missão e visão e conduza o seu empreendimento jurídico através desses fundamentos.
Aproveito para dar outras dicas que considero muito importante, que diz respeito à organização e métodos.
Identifique quais são os pontos de desorganização: sua mesa, arquivo, computador, tablet, enfim, localize onde estão os nichos de desordem que tomam o seu tempo cada vez que vai realizar uma atividade.
Uma vez identificados, faça uma classificação dos itens. Faça as seguintes perguntas:
Qual o próximo passo?
Quando vou fazer isso?
Onde o item deve ficar enquanto isso?
Crie uma caixa de entrada, um local em que você colocará tudo aquilo que não fará agora. Estabeleça ainda um horário do dia para repassar os itens da caixa de entrada e resolver o que precisa ser resolvido. Utiliza a tecnologia para auxiliá-lo nessas tarefas.
Mantenha uma lista de tarefas em ordem de prioridade e escolha 3 itens prioritários por vez. Trabalhe dedique-se a estes primeiro e revise sua lista ao finalizar com eles, estabelecendo outros 3 itens de prioridade e assim sucessivamente.
E-mail: Se você é daqueles que deixa a caixa de e-mail aberta e a cada mensagem recebida para tudo para ir verificar o que chegou, pare agora com isso. Mantenha seu aplicativo de e-mail fechado e estabeleça uma rotina de verificação de mensagens ao longo do dia (4x ao dia, por exemplo). O mesmo serve para aplicativos de comunicação instantânea como Whats app.
Durante o texto falei algumas vezes em utilizar a tecnologia para auxiliar a sua agenda ou o seu dia a dia. Destaco que apenas a tecnologia não é suficiente para sua organização, é necessário, principalmente, que você crie métodos de organização que lhe permitam fazer mais com menos esforço.
Vou indicar abaixo alguns aplicativos que considero ferramentas tecnológicas excelentes:
Runrun.it: trata-se de um software de gestão de tarefas, muito simples e intuitivo que permite relacionar tarefas, pessoas envolvidas e estabelecer prazos para a realização das mesmas. Ele possui um contador de minutos atrelado, o qual faz a gestão do tempo dedicado à tarefa em execução.
Wunderlist: este é um aplicativo para celular que você pode criar listas de tarefas. Ideal para que você possa listar suas atividades e criar sub-listas de prioridades, fazendo a gestão/organização de suas atividades.
Evernote: um aplicativo excelente em que você pode arquivar textos, fotos, vídeos, áudios, criar cadernos de arquivamento, enfim, um repositório versátil de informações para auxiliar na sua organização.
A sua organização e os métodos de realização das suas atividades é que lhe dará maior produtividade, eficiência, eficácia e efetividade. Crie hábitos e rotinas que lhe auxiliem a fazer mais com menos esforço e alcançando os seus objetivos profissionais e pessoais.
